----企業及行業活動成功舉辦的六大關鍵
作者: 郭俊
俗話說，細節決定成敗。對于一場活動來說，所有細節的成功才能構成整場活動的成功。而某個或多個細微環節的失誤都可能使整場活動效果大打折扣。在參與2011第七屆中國家居業總裁（三亞）論壇系列活動的策劃與執行中，我們發現極易出現問題的六個關鍵節點，在這里結合活動執行中的經驗與教訓，與廣大同仁共鑒。
關鍵一：提前確定活動時間與地點，給活動籌備預留充足時間
一場活動確定日期、地點等核心方案時，不能太晚，原則上應提前兩個月以上，并及時通過發通知、快遞、傳真等方式告知相關企業。因為，企業接到邀請函后，還需要協調出席人員的日程，而活動主辦方也需要籌備相關接待事宜。
我們在籌備本次三亞活動時，由于跟合作方的協調問題，在前期出現了變更活動時間及地點的情況，導致向企業發了兩次會議通知，導致活動前期準備時間較短，一定程度上影響了活動的開展效果。
在確定行業年會等大型活動時，我們建議舉辦時間應盡量靠前，最好在12月份，而不要安排在1月舉行，因為1月份是企業年會、經銷商會議的密集舉辦時期，容易形成日程上的沖突。另一方面，因為年底各商協會、各大媒體評獎活動較多，企業年度評獎預算有限，企業常常先入為主，越往后舉辦的評獎活動，企業參與熱情和精力也會越低。
關鍵二：在與合作方共同主辦活動時，應分清主次關系，確立主導地位
目前，大型活動由兩家乃至多家機構聯合主辦的趨勢越來越多。雙方合作的初衷都是企望整合雙方的各項資源，產生1+1〉2的強強聯合效應。但如果不能妥善協調、處理雙方在活動中的定位與分工，合辦活動還可能產生負的組合效應。
在大型活動中，恰當且可行的做法是將活動中的重點環節進行有效分解，由一方主負責。形成整體活動雙方合作、具體活動分工負責的良好合作機制，避免因職責交叉或互相推諉導致的活動組織混亂現象，從而保證活動的效果。
關鍵三：活動接送機應統籌安排，重要嘉賓應專人全程服務
首先，要使嘉賓聯系表隨時更新，保證接送機信息為最新、最準確的信息。根據經驗，在活動接機中，不應以人為序，而應以時間為序，這樣接送機更為方便、高效。
接送機每個流程都由專業固定負責，防止負責人臨時變換，影響上下方接口人的及時溝通。負責接待的人員應保持及時的溝通，各個環節應及時銜接，比如接機人員在接到嘉賓后，應及時通知安排下一流程接口人安排酒店住宿與房間。
重要嘉賓的接待工作是會務接待的重中之重，它直接影響著活動的最終成效。一旦重要嘉賓對會務接待不滿意，將形成及其惡劣的社會影響。因此，重要嘉賓應打破常規，由專業負責接待。具體到住宿、飲食、出行等都需全程服務，讓重要嘉賓切身體會到服務的無微不至，對活動組織方產生良好的印象。
關鍵四：活動中演講嘉賓貴精不貴多，演講主題應反映行業熱點與難點問題
演講嘉賓宜少且精。演講嘉賓應是國家有關部門、知名企業家、行業資深人士、知名專業學者等重量級人物。一般一場論壇的演講嘉賓以2-3人為宜，因為演講嘉賓過多，容易引起聽講人“疲勞”，也易出現演講人水平層次不齊的現象，從而影響論壇整體水平。
演講主題的選擇應該貼合行業熱點、難點，就企業及行業發展普遍關心的問題展開分析，探尋解決之道，給與會人士切切實實的“好處”。
關鍵五：對話環節應強調行業性，嘉賓對話應不受限制、保證深入和全面
嘉賓對話環節，應強調行業主題，而不要辦成以企業為主體的答謝會或招商會。論壇主持人應引導對話嘉賓開誠布公、暢所欲言，對大家普遍關心的問題展開深入討論，對行業現狀及趨勢進行深度總結。
在嘉賓對話中，論壇主辦方應保持公平、公正與中立的立場。不參與嘉賓之間的爭論，但要引導嘉賓的言論，防止惡意攻擊等現象的發生。
關鍵六：晚宴應細化流程，實行專人負責制，確保各個環節萬無一失
晚宴涉及面廣，極易出現冷場、鏈接不暢、次序混亂等情況。因此，晚宴策劃與執行務必要深入細致。在時間及條件允許的情況下，最好在正式晚宴前一至兩天彩排一次，鍛煉團隊、發現問題及時化解。
晚宴活動執行人員應分工明確，嚴格執行專人負責制。節目單與晚宴流程表應音響師、主持人、演藝公司領隊、晚宴負責人人手一份。
主持人對接、節目串場、酒水供應、禮儀小姐等重要環節都需由專人全程跟進。并且，主辦方還需預留至少一名機動人員，負責各方聯絡，并在某個環節需要協助時及時增援。
會務無小事。一場成功的活動，勢必是全體會務人員精誠合作、用心服務的結晶。即使這樣，在活動中，仍會出現這樣那樣的小失誤或者不足。這需要我們充分總結經驗與教訓，在實踐中不斷完善活動策劃與執行，使活動一次比一次出色，一次比一次完美。
郭俊，在企業實操與品牌營銷策劃中，致力于品牌策略、整合傳播、市場研究等領域的實踐與創新。歡迎與業內同行探討營銷觀點與看法。聯系郵箱：guojun361@sohu.com。
