借助其它工具進行時間管理

　　“明天上午找部門經理做工作總結，后天下午2點開始報銷，下周一要見客戶”……這些通過郵件被告知的日程如果不及時處理，很容易淹沒在不斷涌入的新郵件當中。

　　除了一筆一劃地抄在自己的記事本上，事實上還有些更容易的辦法，比如把日歷功能用起來。

　　以Outlook為例，直接用鼠標把郵件拖動到日歷選項，選擇日期填寫地點，這樣就建立好一個提醒日程。

　　同樣也有將日歷整合得很好的郵件系統，比如當Gmail發現在郵件內容中出現日期、時間、地點等資料時，它便會在界面的右邊顯示日歷圖示，并問你是否想把這事項加進Google Calendar之內。Gmail還可以設置郵件推送提醒，以免用戶忘記需要做的事情。

　　辨別重要郵件

　　自從付昱沒有及時看到郵件而錯過開會，他自己琢磨出了一套分類和提醒。先按照發件人將郵件歸類，然后按照發件人的重要性挨個看主題。如果有特別緊急的，加上緊急標簽。遇到一些需要做完再回復的重要郵件，他的解決辦法是設定鬧鈴，一小時提醒一次，處理完再將其取消。

　　他的另一個辦法是，讓同事們都知道自己郵件數量比較多，這樣如果有重要的事務，經常來往的發件人一般會通過電話或MSN給個通知。

　　楊冬則有更系統的辦法，對新郵件先看收件人和抄送者，再看主題來判斷郵件是否重要。如果收件人里沒有上級和平級，優先等級就相對比較低；如果是公司重點的項目就第一時間打開處理；而如果自己只是被抄送的對象，這樣的郵件一般就不會回復。

　　其它的小習慣

　　大概會有人遇到長郵件就不知道該怎么辦。比較幸運的情況是收到的工作郵件廢話不多，按照邏輯和事項分條目羅列清楚，讀起來不會太困難。如果是更加熟悉的發件人，比如上司喜歡開門見山的說重點，結尾通常沒有重要事情，那么讀到最后一帶而過也是常有的情況。

　　也不免會遇到比較嗦的發件人，為了避免讀到一半就不想再讀下去，或者習慣性遺漏重點，羅朗的解決辦法是將前后寒暄和背景介紹都忽略掉，直接從問號之前開始讀起。

　　主題中七八個“Re”大概也會讓公司人失去仔細讀郵件的耐性，這時候用上客戶端是個不錯的選擇。比如Sparrow和Gmail一樣，能夠將同一主題的郵件整合在一起，避免了過多回復的情況。

　　韋瑋

　　凱捷咨詢跨國企業業務高級經理

　　C：處理工作郵件時最重要的是什么？

　　W：最重要的是判斷收到郵件的重要性和緊急性。有些人會按照收到的次序一封一封點開看，郵件比較少的時候可以這樣，多了就不行。通常收到郵件會先看發件人和主題(所以對于寫郵件的那方來說標明主題很重要)。以我自己為例，最重要的當然是直接上司的郵件，還有大約20%來自再上一級的上司。一般在我管理范圍兩級之外的就不太重要。其次，下屬的郵件我會認真看一下，但數量比較多的情況下有些我會直接電話回復。另外，其實CEO發來的不用急著看，可能也重要，但沒那么緊急，因為如果是急事的話直接上司就會通知。另外，郵件是直接發送、抄送還是轉發給你的，也是判斷依據之一。

　　C：哪些郵件要留底，哪些絕對不能用私人郵箱收發？

　　W：前者主要是需要留存證據的那一類。內部郵件比如老板布置的一些界線模糊的事情，或者老板的承諾，以及與之探討職業生涯的一些想法之類的郵件。另外還有和客戶相關的重要郵件。

　　對于工作和私人郵箱這一點來說，二者必須分開。

　　C：郵件是否要隨時查看隨時回復？

　　W：以我個人為例，早上我會把手機上關聯的公司、私人郵箱查一遍，看一下發件人和主題。一般內容比較短、大概用100字以內可以說清楚，或者非常緊急的郵件，都用手機回。重要的郵件做一個紅旗標注，過一段時間再好好看。

　　C：公司人平時在發掘公司郵件系統的各種功能上要發揮主動性。

　　W：這一點也挺重要的。通常大公司會用Outlook或者Lotus Notes的郵件系統。Notes的審批、離線操作文檔、數據庫等功能都非常實用。入職時可能公司會有個簡單培訓教你使用這個系統。這個系統非常開放，平時自己也可以研究如何更高效地使用它，或者和IT部交流，網上也有很多此類的帖子。

　　總之，郵件是工作中一個主要的溝通手段。一些大公司里的績效考核都比較簡略，關于你performance的東西都在郵件里。上下級主要的溝通也都通過郵件。它優于口頭溝通的特點是它不建立在情感的基礎上，比較solid，傳遞需要確定的、嚴格執行的東西。