技術性問題
處(chu)理郵件(jian)也(ye)是一(yi)門技術活(huo)，不是你閱讀理解力強就能做圓滿(man)的。
什么(me)時候處理(li)郵件(jian)？
隨(sui)便搜一下(xia)Chrome瀏(liu)覽器(qi)的(de)應(ying)用，就能(neng)找到不止一種提醒新郵件(jian)的(de)插件(jian)。即使在處理(li)其他(ta)事(shi)務，這個安置在瀏(liu)覽器(qi)中的(de)小(xiao)圖標(biao)也能(neng)隨(sui)時標(biao)記新入郵件(jian)。裝上提醒是很(hen)必要的(de)，但(dan)要不要即時處理(li)？這是一個問題。
如果你的郵(you)件量并沒有(you)多(duo)到讓人(ren)抓(zhua)狂(kuang)，即時(shi)處理(li)新郵(you)件當然(ran)是及時(shi)溝(gou)通、避免錯過重要事務(wu)的好(hao)辦法，而一(yi)(yi)旦公司人(ren)每天(tian)收到四五十封(feng)甚至更多(duo)工作郵(you)件，又是另外一(yi)(yi)種狀況了。
楊冬的辦法是“定時(shi)處理(li)”，每(mei)天分出早上(shang)和晚上(shang)的時(shi)段，用兩個(ge)小時(shi)去(qu)處理(li)重要郵件(jian)。除了對最高優先級的郵件(jian)隨手(shou)回復，過了固定時(shi)間就把(ba)郵箱暫時(shi)拋到一(yi)邊。
如(ru)果你正好在寫代(dai)碼，或者做報表(biao)，集中注意(yi)力(li)去做手上的事情好了。沒有必(bi)要隨時隨地都在對付(fu)郵(you)件，以(yi)免接踵而來的郵(you)件分割了成(cheng)塊工作時間，還把你弄得焦頭爛額。
選擇什么工具？
不(bu)要(yao)覺(jue)得Outlook、Lotus Notes、Foxmail是些過(guo)時的東西(xi)，事(shi)實上大(da)公司更喜(xi)歡這樣的郵件處理系統。除了收發(fa)郵件之外，在大(da)公司的工作流程當中(zhong)，郵件系統還承(cheng)載著日(ri)程安(an)排、審批等功能，甚至可(ke)以從(cong)聯系人列表中(zhong)看到組織(zhi)權力分布的全貌。
不僅如此，找到適合的(de)郵(you)件工(gong)具無疑可(ke)以為自己帶來方便(bian)。郵(you)件除了承(cheng)載著匯報、知(zhi)曉情況(kuang)，及溝通等功能外(wai)，還可(ke)以作為個(ge)人的(de)一個(ge)數據庫。
也有像Sparrow這樣(yang)(yang)聰明簡潔的郵件工具(ju)，這個創(chuang)新者(zhe)讓發(fa)(fa)郵件和發(fa)(fa)微博一(yi)樣(yang)(yang)簡單(dan)迅速。雖(sui)然(ran)它沒有高級附加功能(neng)，但回(hui)復、轉發(fa)(fa)、收藏、刪除和標記已經足夠日常應用。
大部分公司人需要(yao)使用公司郵(you)箱(xiang)去(qu)處理郵(you)件(jian)。通常會有一個(ge)工(gong)作(zuo)／私(si)人郵(you)件(jian)的區分，分別(bie)使用公司/私(si)人郵(you)箱(xiang)進(jin)行收(shou)發。對于(yu)后者而(er)言，大概沒有哪個(ge)像(xiang)Gmail一樣獲得一致好評。若有超(chao)大附件(jian)的需求，網易和(he)QQ郵(you)箱(xiang)這(zhe)時候可以派上用場(chang)。
用什么終端？
能夠聯網的(de)工具就是這些(xie)：電腦、手機，再加上(shang)iPad和KindleFire這樣的(de)平板電腦。電腦的(de)好處當然是能夠從容回(hui)復(fu)(fu)，但對(dui)于大部分公司(si)人來說，通過手機便捷回(hui)復(fu)(fu)也可以快速(su)解決一些(xie)事務(wu)。
手(shou)機與郵箱同步，好(hao)處在于不會遺(yi)漏(lou)高優先級的郵件，能夠做到及(ji)時處理。在出租車和餐廳等位(wei)過程(cheng)中查收郵件的公司人不在少數，利用好(hao)碎片時間(jian)(jian)，也省(sheng)了些回(hui)家加班(ban)的時間(jian)(jian)。當然被打擾的情況也并非沒有，如(ru)果適逢假期，給郵箱提醒設(she)個靜音好(hao)了。
像(xiang)LotusNotes這類(lei)系統使用(yong)起來就可以先用(yong)手機上網收下(xia)所有郵件(jian)，離線集中處理(li)，最后再上線發(fa)出。
平板電(dian)腦的(de)好(hao)處更加明顯一(yi)些。在這樣一(yi)個無法寫文案、編(bian)代(dai)碼(ma)或(huo)者做PS的(de)工具(ju)上(shang)，快速瀏覽并處理人與人之間(jian)的(de)關系成為它最(zui)大(da)的(de)優勢(shi)之一(yi)。
技巧性問題
每個(ge)人都有(you)自己的(de)使用偏好，技巧的(de)高劣(lie)與(yu)工作效率有(you)一定關系。
Label、Tag和文件(jian)夾
文件(jian)夾(jia)曾經是(shi)為郵件(jian)歸檔的好辦法(fa)，在公司郵件(jian)系統里用這個方法(fa)來建立(li)個人的數據(ju)資料(liao)庫現在仍然是(shi)很(hen)常(chang)見的。
不過(guo)今天的情況(kuang)似乎比以前更復(fu)雜了，往往一(yi)封郵件(jian)(jian)牽(qian)涉到(dao)(dao)的內容眾多，歸在一(yi)個分(fen)類(lei)下會導(dao)致(zhi)搜索(suo)上(shang)的不便。用羅(luo)朗的話說，如果自(zi)己(ji)收到(dao)(dao)一(yi)封郵件(jian)(jian)，它可(ke)能來自(zi)上(shang)司，同(tong)時(shi)是(shi)急(ji)需完成的，并且牽(qian)涉到(dao)(dao)某一(yi)項業(ye)務。用文件(jian)(jian)夾就會很(hen)猶豫要歸檔(dang)到(dao)(dao)哪里去(qu)，即(ji)使是(shi)經(jing)過(guo)再三(san)思考的決定，日后也不容易索(suo)引。
大部分(fen)郵箱都(dou)開始支持標(biao)簽(qian)(qian)，比如(ru)標(biao)簽(qian)(qian)的(de)先(xian)行者(zhe)Gmail看(kan)起(qi)來又更進了一(yi)步，不僅可以直(zhi)接使(shi)用鼠標(biao)拖拽標(biao)簽(qian)(qian)分(fen)類，還包含可以自(zi)動歸類的(de)智能標(biao)簽(qian)(qian)。
不要忘了另一個名為標記的小功能，給重要、優先和需要及時回復的郵件做標記，回復完再做一個標記。這樣做起碼可以避免“茶歇的時候用手機看完，打算到電腦上回復，結果坐到辦公桌前就完全忘記了”的事情發生。
