即使不像Excel、PPT達人那樣值得炫耀，做一(yi)個處理郵(you)件方面的達人也能保證相當一(yi)部分的工作效率。
每天不收(shou)到幾(ji)封上(shang)(shang)司的(de)郵件(jian)，你簡直(zhi)會(hui)懷疑自己是不是記錯了上(shang)(shang)班的(de)時間。對于大(da)部分公司人來說(shuo)，處理工作郵件(jian)已經成為職(zhi)場中不可避免的(de)基(ji)本(ben)命題(ti)。
有(you)些公司人很容易就對付掉(diao)來自(zi)上(shang)司和(he)客戶的工作(zuo)郵件，而另一些人則沒有(you)那么(me)走運，歸(gui)根結底，他們的郵件實(shi)在太多了(le)。
李(li)顯最(zui)近遇到(dao)了一(yi)些不(bu)大不(bu)小的麻煩：有時(shi)候讀郵件(jian)會走神(shen)，打開下(xia)一(yi)封就(jiu)不(bu)記得上一(yi)封的內容了，或者偶(ou)爾一(yi)兩次(ci)忘記回(hui)復同事的工(gong)作郵件(jian)。
不僅如此，他(ta)還常常被郵件打亂工作節(jie)奏(zou)，從(cong)而拼(pin)命加班。雖(sui)然因忙亂造成的失(shi)誤(wu)得(de)到了及(ji)時補救(jiu)，但李顯(xian)還是(shi)反省了一下自己。
作(zuo)為(wei)(wei)一名市場(chang)部工作(zuo)人員，李(li)顯每天至少會收到五六十(shi)封郵(you)件(jian)。因為(wei)(wei)承擔(dan)著(zhu)大量的協調(diao)工作(zuo)，時(shi)常需(xu)要快速的決策與回復，李(li)顯為(wei)(wei)自己設定了郵(you)件(jian)提(ti)醒，以便及時(shi)看到并處理每封工作(zuo)郵(you)件(jian)。
但看起來沒有(you)那么容易。每隔幾十(shi)分(fen)鐘便(bian)(bian)飛來的(de)郵件(jian)提(ti)醒(xing)，讓李顯不斷(duan)放下手邊(bian)的(de)工作去打開郵箱。成(cheng)塊(kuai)的(de)工作時(shi)間被打斷(duan)，于是加(jia)班變成(cheng)家常便(bian)(bian)飯(fan)。偶爾郵件(jian)來得太過密集，處理完同事(shi)的(de)請(qing)求后(hou)他甚至會忘(wang)記客戶那邊(bian)還需(xu)要轉發一份數據資料。
這樣的糟(zao)糕(gao)情況似乎并不少見(jian)。
隨便到哪個(ge)辦公(gong)室(shi)，都能找到一兩個(ge)被埋沒在電(dian)子郵件里的(de)公(gong)司人，他們飛快(kuai)(kuai)地敲擊(ji)著鍵盤，強迫(po)自己記下所(suo)有(you)的(de)指令、決策以(yi)及要求，每時每刻都在多線(xian)程工作(zuo)，還得在完成事務之后快(kuai)(kuai)速反饋回復(fu)，最好還是措辭(ci)清晰嚴謹，恨不得讓電(dian)腦那頭的(de)上(shang)司和客戶(hu)都能看到自己對工作(zuo)的(de)熱(re)切之心。
如果陷入這樣一種狀況，還是要反(fan)思一下自己(ji)的(de)工作(zuo)方(fang)式，尤其(qi)細化(hua)到(dao)郵件處(chu)理方(fang)式。
郵(you)(you)件太多并(bing)不(bu)能成為(wei)工(gong)作完成不(bu)好的(de)借口，年終考評的(de)時候大概哪里都沒有類似“正確(que)及時地(di)處理(li)工(gong)作郵(you)(you)件”的(de)考核(he)選項。
為了(le)郵件(jian)而影響(xiang)工作(zuo)，看起來(lai)是(shi)筆不劃算(suan)的買賣(mai)。換(huan)一種辦(ban)法，讓(rang)郵件(jian)為效率服務，當然有可以(yi)實(shi)現這(zhe)個(ge)目標的解決方案。
比如李顯重新規劃了自(zi)己的郵件(jian)(jian)處理時(shi)(shi)間，辟出專門的時(shi)(shi)間段處理郵件(jian)(jian)，過(guo)了這個時(shi)(shi)間點，除(chu)非是(shi)最(zui)緊急的事務，其它(ta)郵件(jian)(jian)一概按照發件(jian)(jian)人(ren)主題打(da)上標(biao)簽(qian)，留(liu)到(dao)下個時(shi)(shi)間段再一一解決。
一(yi)開始還不太習慣，李顯總(zong)是(shi)強迫性(xing)地想在第一(yi)時間(jian)把所有郵件(jian)都處理回復。又吃了(le)幾(ji)次加班虧之后，他開始堅(jian)持自己的時間(jian)段原則，工作效(xiao)率漸(jian)漸(jian)有了(le)提高。
比(bi)如三小時建一個市場方案，原(yuan)先這項工作(zuo)得(de)讓李顯忙上(shang)(shang)一整天。如果沒有成(cheng)塊(kuai)的時間，每次被打(da)斷的思路至少得(de)花上(shang)(shang)十五分鐘才能重(zhong)新恢復感覺。
事實上，用零(ling)碎的時間來處理(li)郵件才是比較明(ming)智(zhi)的辦(ban)法(fa)。
除去開(kai)會和同事(shi)之(zhi)間(jian)的寒(han)暄，能夠(gou)專注的工作時間(jian)本來(lai)就那(nei)么多，若不系統有序地安排事(shi)務，埋頭于郵箱中收發回復甚至調整(zheng)格(ge)式和字體大(da)小(xiao)，現在看來(lai)是不是有些得(de)不償(chang)失？
當然(ran)也別忘了調節自(zi)己(ji)的閱讀習慣。
比如(ru)遇(yu)到長郵(you)件(jian)(jian)，沒有(you)必要逐(zhu)字逐(zhu)句(ju)讀(du)清楚，但如(ru)果剛換的新上級喜歡在(zai)中間段落寫上重要信(xin)息，也別因(yin)為以(yi)往的習(xi)慣而忽略過去。那(nei)句(ju)總被人(ren)掛在(zai)嘴邊(bian)的“細節決定成敗”，最適合用來檢閱(yue)收發(fa)郵(you)件(jian)(jian)這樣的小事了。另外，在(zai)此也提醒一下公司人(ren)們，如(ru)果是(shi)在(zai)準備寫一封長郵(you)件(jian)(jian)的時候，請一定把郵(you)件(jian)(jian)內(nei)容里的要點在(zai)開頭就清楚地列(lie)出來。
千萬別輕視了它們，即使是收發郵件這樣的小事，解決掉重重障礙也沒那么簡單。
