主管需要知道自己(ji)的(de)部門中(zhong)發生了(le)什么事情(qing)。沒有人(ren)喜(xi)歡(huan)令自己(ji)措手不(bu)及(ji)(ji)的(de)事。事實上，主管得到(dao)“缺乏效率”的(de)名(ming)聲的(de)原(yuan)因(yin)之一(yi)就(jiu)是(shi)時(shi)不(bu)時(shi)給管理層(ceng)來(lai)個(ge)措手不(bu)及(ji)(ji)。避免措手不(bu)及(ji)(ji)的(de)辦法是(shi)建立部門內部的(de)溝(gou)通(tong)系統，以使主管掌握每一(yi)個(ge)情(qing)報。但(dan)是(shi)，基層(ceng)員(yuan)(yuan)工常常并(bing)不(bu)擁有良好(hao)的(de)溝(gou)通(tong)技能，很多人(ren)也不(bu)把與管理層(ceng)的(de)溝(gou)通(tong)視為自己(ji)職責中(zhong)的(de)一(yi)部分(fen)。主管必須告訴(su)這些員(yuan)(yuan)工溝(gou)通(tong)的(de)重要性，以及(ji)(ji)他們在(zai)提供必要信息方面(mian)的(de)作(zuo)用。主管就(jiu)是(shi)他們的(de)老(lao)師。

　　下面的程序會使基層員工成為更有效的溝通者：

　　1.告(gao)訴(su)基層(ceng)員工為什么(me)那些需要(yao)他們提供的信(xin)息(xi)是(shi)必要(yao)的。不(bu)僅要(yao)告(gao)訴(su)他們獲得信(xin)息(xi)的原(yuan)因，還(huan)要(yao)使(shi)員工認識到自己對組(zu)織(zhi)的價值。

　　2.具體說(shuo)明需要什(shen)么樣的信息。如果你對你所希望(wang)的東西沒說(shuo)清楚，你最(zui)后(hou)所得到的必定(ding)也是模棱兩可的信息。

　　3.在盡可能的(de)情況(kuang)下(xia)使(shi)用事先打印好的(de)表格(ge)，它(ta)使(shi)員工(gong)更容易提供(gong)必要的(de)資料。在表格(ge)中(zhong)的(de)空欄(lan)里填寫(xie)信息，要比白(bai)手起家寫(xie)出(chu)一份(fen)完整(zheng)的(de)報(bao)告簡單的(de)多(duo)。

　　4.確(que)保(bao)員(yuan)工知(zhi)道他們(men)從哪里以及如何獲得自己需要(yao)提供的信息資料(liao)。

　　5.確保信息肯定是必(bi)要的。很(hen)多主管要求(qiu)得到大量的資料后，卻不(bu)加分析或根(gen)本不(bu)曾閱讀，員工很(hen)快就(jiu)會知道自己是在(zai)做(zuo)無用功。

　　6.當報告遲交時很快作出反應。讓員(yuan)工知道拖延是(shi)一(yi)個很嚴重(zhong)的(de)問題(如果員(yuan)工有辯(bian)解(jie)要仔細傾聽，或許(xu)你需要在什(shen)么地方做些“修(xiu)補”，可能這名員(yuan)工未(wei)能按時完成報告的(de)原因在于另一(yi)名員(yuan)工未(wei)能及時提供必要的(de)材料)。

　　7.敞開你的大門。要讓員工(gong)感到(dao)他們能在(zai)未釀成嚴重問(wen)題(ti)之前，向(xiang)你說(shuo)明初露頭角(jiao)的問(wen)題(ti)所在(zai)。

　　8.讓員工知道你(ni)在(zai)利用他們所提供的(de)信息(xi)，并(bing)向他們表示感謝。比如，在(zai)恰當的(de)時候(hou)，向他們表達：“安吉斯，我知道你(ni)上周處(chu)理了200多份訂購單。干得(de)真(zhen)不錯!我們的(de)業務量在(zai)不斷(duan)增(zeng)長。也許需要(yao)給你(ni)們配制(zhi)一些速(su)度更快(kuai)的(de)計算機了。”

　　如果專業主管疏忽了一些小細節，會成為和員工溝通的障礙。